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優(yōu)化時(shí)間管理（優(yōu)化時(shí)間管理的方法有哪些）

發(fā)布時(shí)間：2023-04-13 17:16:10 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 67

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于優(yōu)化時(shí)間管理的問題，以下是小編對(duì)此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

1、最優(yōu)化的時(shí)間管理技巧
2、在家辦公之時(shí)間管理，讓慵懶的你自律高效，缺的只是這張作息表
3、時(shí)間管理 | 待辦工作文件夾~解決GTD實(shí)踐問題
4、如何優(yōu)化項(xiàng)目時(shí)間管理？

優(yōu)化時(shí)間管理（優(yōu)化時(shí)間管理的方法有哪些）

一、最優(yōu)化的時(shí)間管理技巧

時(shí)間管理其實(shí)是一個(gè)表現(xiàn)手法。

并不是做事時(shí)間用得少就是說時(shí)間管理得好，這是個(gè)誤區(qū)。

我們的目的應(yīng)該是“讓時(shí)間應(yīng)該是配合事情來走，而不是時(shí)間自己一秒一秒的走?！?/p>

1）工作上，“要是第一”的原則。在自己負(fù)責(zé)的事項(xiàng)中，必定有最重要的、次要的之分。如果你還分不清楚重點(diǎn)，那你先分清楚，找到重要的那件事。重要的事情，取決于你如何看待，在這個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)，你如果不做這件事，那么后果很嚴(yán)重，這就是一種比較簡單的判斷方法。

2）學(xué)習(xí)上，“快慢結(jié)合”的原則。學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)的時(shí)候，需要慢，因?yàn)槿绻沐e(cuò)過基礎(chǔ)的知識(shí)，等于走錯(cuò)了方向。學(xué)習(xí)技巧的時(shí)候，需要快，因?yàn)榧记傻臇|西是通過他人提煉出來的，搞不好這個(gè)人其實(shí)比你厲害一點(diǎn)點(diǎn)而已。你學(xué)得快，技巧看得多，找出有用的，相似的技巧，這樣才能為己所用。

3）生活上，“不懶”的原則。生活上不怕大事小事，只怕懶事?！皯小?有心的賴。是一種最不可取的壞習(xí)慣，人可以接受困難、障礙，但懶萬萬要不得。一懶什么事情都做不好，失去必定比懶得到得多。

4）心理上，我覺得心理上對(duì)時(shí)間就保持一種平和的心態(tài)。在以上三方面有效的使用和管理，你不僅得到這些事情滿意的結(jié)果，也會(huì)得到滿意的心情。

最后，時(shí)間管理就是把握主動(dòng)權(quán)?？焖俚暮饬孔约菏欠裼心芰θプ?，如果有，那么你應(yīng)該在路上……

二、在家辦公之時(shí)間管理，讓慵懶的你自律高效，缺的只是這張作息表

疫情之下，很多職場(chǎng)人都開啟了在家辦公的模式。可是問題來了，老板遠(yuǎn)在天邊，在家里我們就是老大，沒法自律，怎么辦？

在公司2個(gè)小時(shí)能做完的工作，現(xiàn)在可能要拖拖拉拉干上一天，不僅工作效率低下，整個(gè)人好像也無精打采的。在家辦公最常見的問題是：

那么，如何做到在家辦公，也能像上班那樣高效和自律呢？

其實(shí)，只要掌握住一點(diǎn)就可以解決這個(gè)問題，也就是作息的節(jié)奏感。

你可以想一想平時(shí)上班時(shí)我們的作息時(shí)間是怎樣的：

在公司上班的好處是，我們的生活是規(guī)律的，節(jié)奏很明顯。

但是在家辦公呢，由于沒有時(shí)間、空間的限制，也沒有人監(jiān)督。我們?cè)缟掀鸫矝]有點(diǎn)，餓了就隨手吃點(diǎn)好吃的，工作干累了旁邊就是床“躺倒”，睡醒刷會(huì)手機(jī)看會(huì)視頻，反正沒人看得見。一切都是隨意的狀態(tài)，毫無節(jié)奏可言。

所以，要想做到在家也可以做好自律工作，就要找到生活的節(jié)奏感，也就是我們雖然人在家里也要嚴(yán)格要求自己養(yǎng)成在固定時(shí)間做某事的節(jié)奏，這樣才能做好時(shí)間管理。

我現(xiàn)在已經(jīng)做了3年多的自媒體創(chuàng)作了，基本上每天都是在家辦公，所以在這件事上非常有發(fā)言權(quán)。你只要擁有自己的一張作息時(shí)間表，就能找回生活的節(jié)奏感。下面我分享出我自己的作息時(shí)間表。

作息時(shí)間表中，你要根據(jù)自己的情況規(guī)定幾點(diǎn)起床，工作時(shí)間段，運(yùn)動(dòng)時(shí)間，休息時(shí)間等等，合理規(guī)劃才能使工作更加高效。

當(dāng)然了，這只是我個(gè)人的一個(gè)時(shí)間安排表，僅供參考。但是你也要為自己規(guī)劃一個(gè)像這樣的在家辦公作息時(shí)間，越詳細(xì)越好，否則你的時(shí)間是沒有規(guī)律的，多數(shù)時(shí)間就會(huì)渾渾噩噩地度過。

需要注意的是，睡覺時(shí)間和早上起床的時(shí)間一定要固定，保證作息的穩(wěn)定性。如果睡得太晚，第二天必然起不來，起不來就會(huì)影響到次日的精神狀態(tài)，作息時(shí)間就亂了，會(huì)形成惡性循環(huán)。

作息時(shí)間表雖然定好了，但其中的信息量還是蠻大的，還有一些執(zhí)行中的小細(xì)節(jié)，下面給你做進(jìn)一步解讀。

一、在家用洗漱嗎？工作時(shí)間穿什么

很多人覺得在家工作又不用出門，就不用洗漱也不用換衣服了吧。但其實(shí)這樣可能會(huì)讓你整天處于沒睡醒的狀態(tài)之中，進(jìn)入不了工作狀態(tài)。

建議每天早上按照作息表，起床后一定要先刷牙洗臉，讓自己清清爽爽的開啟新的一天，然后美美的去吃個(gè)早餐。

服裝方面，建議把睡衣更換成其他舒適的衣服，這是一種儀式感。在換衣服的一剎那，我們會(huì)得到一種心理暗示：“我已經(jīng)從休息狀態(tài)切換到工作狀態(tài)了，不能隨隨便便躺倒了。”

二、優(yōu)化家里的辦公環(huán)境

在一些職場(chǎng)人的家里沒有辦公場(chǎng)所，或者這個(gè)辦公場(chǎng)所是開放式的，這樣在工作時(shí)就很容易受到環(huán)境或者家人的干擾。因?yàn)槟愕募胰丝措娨?、走?dòng)、跟你說話都會(huì)干擾到你的工作。

如果有條件的話，建議專門規(guī)劃出一個(gè)屋子作為自己的辦公場(chǎng)所。比如你家的書房、客臥等可以把自己密閉起來的空間。

需要注意的是，在你的辦公場(chǎng)所中，要提前備齊辦公用品，常用的辦公用品如下：

1.辦公桌

2.舒服的辦公座椅

3.電腦（臺(tái)式機(jī)或筆記本電腦）

4.本子或白紙（寫字記錄用）

5.簽字筆

6.便簽紙（記錄靈感）

7.垃圾桶

8.工作相關(guān)文件

9.水杯

10.餐巾紙

11.曲別針、訂書器等

把工作相關(guān)的東西都備全，可以避免辦公時(shí)再臨時(shí)找東西浪費(fèi)時(shí)間的麻煩。另外我們的辦公桌上也不要堆放與工作無關(guān)的內(nèi)容，要保證整齊潔凈。

三、按照節(jié)奏補(bǔ)充食物，恢復(fù)精力

可以發(fā)現(xiàn)，在作息時(shí)間表中我安排了上午10:30-11:00和下午16:00左右各有一次食物補(bǔ)充的時(shí)間，這是因?yàn)樵诠ぷ鲿r(shí)我們會(huì)消耗大量的精力和能量，適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充食物可以幫我們保持充沛的精力。

通常來說，一些小零食就可以幫我們恢復(fù)體能，推薦這些：

1.能量棒（糙米棒）

2.水果

3.堅(jiān)果

4.酸奶

以上4種是比較健康的補(bǔ)充能量的小零食，建議大家備一些放在茶幾上，到休息時(shí)間就去吃一點(diǎn)。另外還要注意在工作間歇?jiǎng)e忘了多喝水。

四、在家就不能運(yùn)動(dòng)？錯(cuò)，選擇簡單的運(yùn)動(dòng)讓身體更興奮

不知道從過年到現(xiàn)在你們都胖了沒有，又胖了多少斤？我有不少朋友都說自己胖了5、6斤，因?yàn)榇蠹掖诩依铮刻斐酝觑埦吞纱采匣蛘咦谏嘲l(fā)上，這樣很容易造成脂肪的囤積。

所以我們一定要在作息時(shí)間表中安排運(yùn)動(dòng)的時(shí)間。

其實(shí)很多運(yùn)動(dòng)并不需要特別大的場(chǎng)地，比如我在表中寫到的瑜伽，只要一塊瑜伽墊和不到一平方米的場(chǎng)地就夠了。瑜伽這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)可以幫助我們舒展身體、調(diào)節(jié)呼吸，是非常好的運(yùn)動(dòng)。瑜伽練習(xí)建議清晨起床后做，配合10幾分鐘的冥想效果更佳。

在每天下午16:00-17:00的時(shí)間段，也是運(yùn)動(dòng)的好時(shí)間。這時(shí)候經(jīng)過一天的工作，精力開始下降，運(yùn)動(dòng)能夠讓我們的體內(nèi)產(chǎn)生多巴胺充滿幸福感。

在家可以跟著“keep”軟件或其他健身軟件做相關(guān)的體能訓(xùn)練，同樣1-2平方米的場(chǎng)地就搞定了。當(dāng)然你也可以自己去網(wǎng)上找一些健身操的視頻跟著跳，都是特別好的鍛煉方法。

讀到這里有人就會(huì)說了，說得挺好的，我也跟著把作息時(shí)間表做出來了，可是沒人監(jiān)督，在家太容易放縱了，堅(jiān)持不了兩天就廢了怎么破？

那么我們?nèi)绾巫屪约涸诩乙材軋?jiān)持做到自律呢？

1、在作息時(shí)間表中一定不要把工作事項(xiàng)安排得過滿，要安排休息的時(shí)間?？梢园l(fā)現(xiàn)我的作息時(shí)間表中，大概每工作1小時(shí)-2小時(shí)我就會(huì)給自己安排一次半小時(shí)的休息時(shí)間，這樣勞逸結(jié)合，就不會(huì)覺得太辛苦，執(zhí)行起來就容易多了。

2、也可以使用番茄工作法，每工作25分鐘就休息5分鐘，連續(xù)工作4個(gè)番茄鐘就休息10分鐘。讓自己可以在一段時(shí)間集中精力工作。

3、如果有的工作特別困難，就把大任務(wù)拆分成若干個(gè)小任務(wù)。任務(wù)太大太難會(huì)讓人想要拖延，拆分后的小任務(wù)，每件事情都是可以在1小時(shí)內(nèi)搞定的，做起來就輕松很多。

4、雖然沒有領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，可以選擇讓家人監(jiān)督你。比如給自己設(shè)定一個(gè)獎(jiǎng)懲措施，如果沒有按照作息表上起床就給家人發(fā)個(gè)50元紅包，家人肯定很開心地做你的監(jiān)督者。

5、執(zhí)行工作時(shí)把每天最重要的三件事列出來，盡量在高效時(shí)間段完成。一般來說人們的高效時(shí)間都在上午。

這就是我對(duì)于職場(chǎng)人在家辦公時(shí)間管理的方法建議了，一張小小的作息時(shí)間表中，其實(shí)蘊(yùn)含著很多時(shí)間管理的細(xì)節(jié)處理。希望你也可以根據(jù)今天的文章，做出一張適合自己的作息時(shí)間表。

今天的你偷懶了沒有？你有什么在家辦公自律小妙招嗎？歡迎留言跟大家分享。

三、時(shí)間管理 | 待辦工作文件夾~解決GTD實(shí)踐問題

前幾天的無休止加班、加班、又加班，辦公桌已散亂不堪多天。在這亂堆如“雜草”的文件堆中，大腦依稀還記得，有一套關(guān)于機(jī)構(gòu)改革的文件已復(fù)印，需要?dú)w還；有一個(gè)視頻修改意見，已整理完畢，等待跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；恩，差不多就這些了，應(yīng)該沒了吧。

那就抓緊收拾吧！不收拾不知道，一收拾嚇一跳，竟然有1個(gè)縣里的《紀(jì)要》未及時(shí)呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，還有1個(gè)上級(jí)安排的周期性任務(wù)未讓領(lǐng)導(dǎo)簽批……雖然，還不至于影響到工作開展，但無疑對(duì)我這個(gè)“專業(yè)高效能人士的專業(yè)素養(yǎng)”進(jìn)行了無情的鄙視。

就我本人來說，我在處理工作上，主要應(yīng)用GTD法則，隨著移動(dòng)APP的發(fā)展，GTD已應(yīng)用在我工作、生活的方方面面。然而為何這個(gè)高效的理論依然在某些地方留有了死角呢？

自省模式，開啟！

GTD時(shí)間管理分為“收集、整理、組織、行動(dòng)與回顧”五個(gè)步驟。簡單來說：收集是指收集一切事務(wù)；整理是指對(duì)事務(wù)分類；組織是指對(duì)事務(wù)進(jìn)行安排；行動(dòng)是指處理事務(wù)；回顧是指對(duì)事務(wù)查漏補(bǔ)缺。詳細(xì)可參考《1000字2張圖，讓你學(xué)會(huì)GTD核心原理》（歷史文章中）。

我所延誤工作，其步驟可分為：

1、《紀(jì)要》呈報(bào)工作

step1：閱讀紀(jì)要，了解主要內(nèi)容。（往往不是自己開的會(huì)，有必要進(jìn)行了解。一方面可以了解重大事項(xiàng)決議，充分“占有資料”，另一方面防止領(lǐng)導(dǎo)提問或安排時(shí)，自己對(duì)事情還一無所知）

step2：立即辦理，或者放入時(shí)間管理APP，擇時(shí)辦理。

step3：呈報(bào)《紀(jì)要》，詢問領(lǐng)導(dǎo)是否有其他安排。如果有安排，由于提前備了課，可以很快領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果未安排則任務(wù)完成。

2、周期性任務(wù)呈報(bào)安排工作

step1：研究、掌握任務(wù)具體要求。

step2：立即辦理進(jìn)行step3，或者放入時(shí)間管理APP，擇時(shí)辦理。

step3：呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批，明確主辦科室。

step4：將批件下達(dá)具體科室，并告知任務(wù)主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)安排及上級(jí)部門主管科室聯(lián)系方式等內(nèi)容。

step5：如有必要，還需要定期督促、督導(dǎo)主辦科室及時(shí)完成任務(wù)。

如此結(jié)束。

對(duì)照GTD理論，可見出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)主要是第一環(huán)，即收集階段。

GTD理論強(qiáng)調(diào)，要“清空大腦”，要將所有的應(yīng)辦事務(wù)放入收集籃，而諸如2分鐘之內(nèi)可以解決的事務(wù)、可以立即安排給他人的事、沒有必要做的事務(wù)等，就不要放入，以避免增加“腦負(fù)擔(dān)”，不利于高效。正是因?yàn)镚TD理論中“收集”的標(biāo)準(zhǔn)并不清晰，我們對(duì)事件進(jìn)行判斷時(shí)，就會(huì)遇到一個(gè)內(nèi)心的疑問：放入“收集籃”還是不放入呢？在猶豫、躊躇之中，時(shí)間被其他事務(wù)切斷，導(dǎo)致既未放入收集籃，又未掛在心上，等你再次“發(fā)現(xiàn)”這個(gè)工作還未完成時(shí)，或許黃花菜都涼了。

具體可能有以下情況：

1、2分鐘事務(wù)。比如，《紀(jì)要》往往是不需要進(jìn)行再安排的，步驟就是單純的呈報(bào)，但可能由于“領(lǐng)導(dǎo)不在”等原因，而擱置。

2、雜事纏身。比如，接到上級(jí)通知后，還未來及做出安排、上報(bào)或者放入收集籃，就因參觀、調(diào)研等外出活動(dòng)，而擱置。

3、專注中不想分心。比如，你正在寫一個(gè)大部頭方案，當(dāng)下文思如泉涌、下筆如井噴，萬萬不想由于“不太重要”的事情打斷靈感，而擱置。

情況還有很多……

那么我們?cè)撛趺崔k呢？

先來分析：

GTD時(shí)間管理，作為一種工具，其管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要克服一切困難，嚴(yán)格執(zhí)行GTD收集法則，即不要過多猶豫，凡是不能判定不應(yīng)放入的，都要第一時(shí)間放入收集籃。然而做到這么嚴(yán)格有多大可能性，誰實(shí)踐誰知道，反正我出了好多問題。

另外，“完全清空大腦”也是一個(gè)很具有爭議的問題：完全清空是個(gè)什么狀態(tài)？完全“忘記”任務(wù)的存在，等待工具提醒？還是完全“忘記”任務(wù)的內(nèi)容，等提醒后，再次閱讀研究判斷？

在理論上，人腦才是最省力的工具（想象一下，如果人腦中自動(dòng)設(shè)置“收集籃”，自動(dòng)執(zhí)行GTD流程，那將會(huì)是多么高效。最起碼這一系列的流程都將在腦中自動(dòng)完成，會(huì)節(jié)省很多整理的時(shí)間），然而諸多現(xiàn)象也表示我們不可以完全相信我們的“大腦”，大腦有其與生俱來的局限性。

那么我們可不可以人腦的高效率和工具有機(jī)結(jié)合起來，通過雙方互補(bǔ)，進(jìn)一步優(yōu)化時(shí)間管理呢？

基于以上分析，提出假設(shè)：

加入“二次收集”步驟，結(jié)合“晨間日志"工具，解決收集不全面和腦子中完全無印象的問題，實(shí)現(xiàn)大腦與工具的有機(jī)結(jié)合。

具體實(shí)現(xiàn)步驟設(shè)計(jì)：

1、執(zhí)行GTD。能夠做到及時(shí)收集的事項(xiàng)，應(yīng)按照GTD理論研閱并放入時(shí)間管理APP。

2、建立待辦文件夾（工作文件專項(xiàng)收集籃）。

3、養(yǎng)成辦公桌日清習(xí)慣。當(dāng)日下班前，將由于雜事纏身、需要外出、不想分心等情況，未及時(shí)放入時(shí)間管理APP的事項(xiàng)文件整理，全部放入“待辦文件夾”，避免應(yīng)收集事項(xiàng)文件淹沒在一桌子的資料、文件中。

4、二次收集，將待辦文件夾中文件研閱比照，將未放入時(shí)間管理APP的，整理放入，安排行動(dòng)。

5、結(jié)合工作日志加強(qiáng)腦印象。第二日晨間，撰寫“工作日志”時(shí)，要嚴(yán)格結(jié)合“待辦文件夾”編寫“今日目標(biāo)”項(xiàng)。好處是，由于“工作日志”是每完成一項(xiàng)任務(wù)后要即時(shí)填寫其中“流水賬”項(xiàng)的，這樣每天就會(huì)有多次機(jī)會(huì)看到今日目標(biāo)，從而大大加強(qiáng)大腦記憶待辦事項(xiàng)的程度（多次記憶符合艾賓浩斯規(guī)律），而這種記憶無形中會(huì)形成大腦對(duì)一天工作任務(wù)的整體判斷。

6、定期清理待辦文件夾。目的是解決由于各種不測(cè)，導(dǎo)致任務(wù)未及時(shí)收集到時(shí)間管理APP，同時(shí)要將完結(jié)任務(wù)移出歸檔，還可以對(duì)部分有必要工作進(jìn)行復(fù)盤。

結(jié)語：

本文主要討論了GTD流程在實(shí)踐中的具體問題。通過建立辦公桌日清習(xí)慣和利用待辦工作文件夾，實(shí)現(xiàn)“二次收集”，補(bǔ)充GTD的收集環(huán)節(jié)。同時(shí)提出不應(yīng)忽略人腦作用的建議，利用結(jié)合工作日志的方法，將單純“清空大腦”轉(zhuǎn)變?yōu)樽尨竽X和工具有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提升了GTD實(shí)施效果。

愿對(duì)您有益。

四、如何優(yōu)化項(xiàng)目時(shí)間管理？

1.項(xiàng)目管理體系的系統(tǒng)化。對(duì)于大型企業(yè)而言，多數(shù)建立了系統(tǒng)化的項(xiàng)目管理體系，而國內(nèi)多數(shù)的中小型施工企業(yè)，無論是對(duì)項(xiàng)目管理體系的理解，還是在項(xiàng)目管理體系的建設(shè)方面，都處于起步的階段。對(duì)于從事工程行業(yè)的企業(yè)而言，沒有系統(tǒng)的項(xiàng)目管理體系，難以在企業(yè)內(nèi)部做到管理規(guī)范，是非常嚴(yán)重的管理問題；而施工企業(yè)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)應(yīng)該有成熟的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，無論是成型的項(xiàng)目管理的理論還是施工企業(yè)自身的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，或者參照行業(yè)其他企業(yè)的成熟經(jīng)驗(yàn)，都能支持施工企業(yè)完成項(xiàng)目管理體系制度的設(shè)計(jì)。

2.將制度流程化和表單化，促進(jìn)制度的可實(shí)施性。如果說制度體系的建立還相對(duì)比較容易，要讓制度能順利運(yùn)行就顯得相對(duì)困難，然而，制度的可實(shí)施性在制度的設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該重視，盡可能的在制度的條文化基礎(chǔ)上，在日事清的計(jì)劃管理模塊增加操作流程，增加項(xiàng)目管理的控制表單。

3.管理體系關(guān)注系統(tǒng)控制和全過程控制。經(jīng)典的項(xiàng)目管理體系給我們展示了完整的項(xiàng)目管理的過程和其中重點(diǎn)的控制環(huán)節(jié)，施工項(xiàng)目既是一個(gè)干的過程，指揮的過程，也是一個(gè)不斷策劃運(yùn)籌的過程，項(xiàng)目管理體系要有一種系統(tǒng)的思維，項(xiàng)目管理的每一個(gè)方面都應(yīng)該有系統(tǒng)和全過程的思維，要關(guān)注質(zhì)量/進(jìn)度/成本的內(nèi)在邏輯性；此外，在公司層面建立戰(zhàn)略性采購體系，加強(qiáng)合約方面的管理也是系統(tǒng)化管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。

以上就是關(guān)于優(yōu)化時(shí)間管理相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會(huì)為您講解更多精彩的知識(shí)和內(nèi)容。